Gebruikersbeheer
Gebruikersbeheer is de plek waar je teamleden uitnodigt, rollen toewijst en bepaalt wie toegang heeft tot IndepHR binnen jouw organisatie. Door je gebruikers correct in te stellen voordat je enquêtes maakt, zorg je ervoor dat de juiste mensen enquêtes kunnen maken, de juiste persoon beschikbaar is om rapporten te beoordelen en de toegang binnen je team goed wordt beheerd.
Toegang tot Gebruikersbeheer
-
Klik op het profielpictogram in de header. Er verschijnt een dropdownmenu.
-
Klik op de optie Settings
Gebruikers beheren
Deze pop-up toont een lijst van alle gebruikers binnen jouw organisatie.
Wat je kunt zien:
-
Gebruikersnaam
-
E-mailadres
-
Status (Actief/Inactief)
-
Afdeling
-
Aanmaakdatum
Dit geeft je een duidelijk overzicht van alle gebruikers en hun huidige status.
Een nieuwe gebruiker toevoegen
- Klik op de knop “+” (Gebruiker toevoegen)
-
Voer de vereiste gebruikersgegevens in
-
Wijs een afdeling toe
-
Sla de gebruiker op
De nieuwe gebruiker wordt toegevoegd aan jouw organisatie en kan deelnemen op basis van zijn of haar toegangsrechten.
Een bestaande gebruiker bewerken
Je kunt gebruikersgegevens op elk moment bijwerken.
- Klik op het pictogram Bewerken (pen) naast een gebruiker. Je ziet vervolgens onderstaande pop-up.
-
Werk gegevens bij zoals:
-
Naam
-
E-mailadres
-
Afdeling
-
Gebruikerstoegang beheren
Tijdens het bewerken van een gebruiker kun je diens toegangsrechten beheren:
1. Actieve / Inactieve status
-
Schakel een gebruiker in of uit
-
Inactieve gebruikers hebben geen toegang tot het platform
2. Toewijzen als Eigenaar
- Je kunt een gebruiker markeren als Eigenaar
Eigenaren hebben uitgebreidere toegangsrechten en meer controle binnen de organisatie.
Enquêtevoorkeuren
Met deze sectie kun je voorkeursonderwerpen voor enquêtes definiëren.
-
Selecteer enquêteonderwerpen die aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie
-
Je kunt ook AI-suggesties gebruiken om aanbevolen onderwerpen te ontvangen
Dit helpt bij:
-
Snellere enquêtecreatie
-
Relevantere en beter gestructureerde enquêtes
Waarom Gebruikersbeheer Belangrijk Is
IndepHR is gebouwd rond een gestructureerde workflow waarbij verschillende mensen verschillende rollen vervullen — iemand maakt de enquête, iemand beoordeelt het rapport en een beheerder houdt toezicht op het volledige proces. Om deze workflow correct te laten functioneren, moet iedere persoon binnen jouw organisatie het juiste toegangsniveau hebben — niet meer en niet minder. Dit helpt je om:
-
Duidelijke verantwoordelijkheden toe te wijzen (Auteurs, Beoordelaars, Beheerders)
-
Te bepalen wie enquêtes kan openen en wijzigen
-
Veilige en georganiseerde samenwerking te waarborgen
-
Ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen
Best Practices
-
Wijs rollen toe die overeenkomen met de daadwerkelijke verantwoordelijkheden — geef niet iedereen beheerdersrechten uit gemak. Wijs de minimale rol toe die iemand nodig heeft om zijn of haar werk binnen IndepHR uit te voeren.
-
Zorg altijd voor minstens één actieve Organisatiebeheerder — als de enige beheerder vertrekt of wordt gedeactiveerd, kan niemand gebruikers, instellingen of toegangsrechten beheren. Zorg daarom altijd voor een reservebeheerder.
-
Deactiveer gebruikers wanneer zij de organisatie verlaten — laat accounts van voormalige medewerkers niet actief. Deactiveer deze onmiddellijk om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
-
Ken Eigenaarsrechten spaarzaam toe — geef Eigenaarsrechten alleen aan personen die daadwerkelijk volledige controle over het platform nodig hebben. Behandel deze rechten zoals je beheerdersrechten voor een kritisch systeem zou behandelen.
-
Controleer regelmatig je gebruikerslijst — stel een herinnering in om elke paar maanden actieve gebruikers te controleren. Controleer of rollen nog overeenkomen met verantwoordelijkheden en of er geen ongebruikte accounts actief zijn gebleven.
-
Stel Rapportbeoordelaars in voordat je enquêtes maakt — je kunt geen enquête publiceren zonder een Rapportbeoordelaar toe te wijzen. Zorg ervoor dat minstens één persoon deze rol heeft voordat je team begint met het maken van enquêtes.
-
Houd afdelingen in gebruikersprofielen actueel — correcte afdelingsinformatie maakt het eenvoudiger om ontvangersgroepen te beheren en te begrijpen wie verantwoordelijk is voor specifieke enquêtes en rapporten.
Deze sectie zorgt ervoor dat jouw organisatie soepel functioneert door je volledige controle te geven over wie toegang heeft tot wat en hoe zij bijdragen aan het proces.